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质量感悟 | 供应商质量工程师该知晓的那些事儿

发布时间:2017-08-18 作者:通讯员

从事供应商质量工作将近10年了,一路走来,真是感慨良多。大概是干一行怨一行的缘故,现在颇有些体会围城里的那句话了:城外的人想进去,城里的人想出去。

刚开始工作采购和供应商质量是在一起的,所以实话实说,在我们工作之前,我们的职位还是很热门的,以至于我参加工作后有同事说我们是有门路的那种,言外之意是,如果没有门路,怎么会得到这么一个职位。

工作后,也有耳闻说我们所从事的工作以前是很惹人羡慕的,因为大多数时间是供应商有所求,所以自然而然地会有这样那样的“好处”,当然,世俗的偏见也起了很大的作用。然而,我参加工作后,氛围似乎已经在悄悄发生变化,也许是因为供应商的逐步成熟,再加上流程的逐步完善,但不管怎样,和供应商的沟通还是很顺畅的,至少供应商出了问题后,响应的速度和解决问题的态度是让人满意的。

随着时间的推移,我们的分工也更加专业与细化,采购和供应商质量管理分开了,处理问题的工具也比以前多了,并且供应商实力越来越强了,业务也越来越多了,但是,觉得供应商质量工作变得更加难做了。再来看一下我们工作的现状,大家的第一感觉就是忙,仿佛时刻处于救火的状态,制造和质量经常找麻烦,项目组也常抱怨我们不能支持项目进度,因此觉得工作压力很大,并且供应商也不听指挥,提交物永远不能按时提交,需要我们象婆婆妈妈一样跟在屁股后门追债,并且要追讨多次才有反应,结果还不一定让人满意。

这样的状况使我们非常困惑,想来大家都会觉得困惑并且不满意。因此,必须改变,那么该怎样改变呢?作为质量工作者,我们可以将此问题作为一个整改项目,利用G8D或者6Sigma工具来完成。但是,在这里,我还是想从供应商质量工程师的职责及管理的角度来与大家探讨这个问题,希望能对大家有所裨益,能稍许缓解大家的困惑。

供应商质量工程师的定义

关于供应商质量工程师,不同的制造组织可能有不同的叫法,有些叫STA,其实是Supplier Technical Assistant三个单词的缩写,翻译过来就是供应商技术支持。说起技术支持来,其实有些不太确切的,因为供应商肯定是技术方面的专家,而STA所擅长的领域则是流程和程序,以及解决问题的工具。因此,有很多公司也将该职位定义为SQE,Supplier Quality Engineer,也就是供应商质量工程师。相比之下,SQE比STA似乎更确切一些。在这里,就借用SQE,即供应商质量工程师这个叫法。不论具体的叫法如何,可以明确的是,供应商质量工程师是制造组织与供应商进行沟通的主要人员,顾名思义,是处理供应商质量问题的主要人员,很多制造组织扩展了供应商质量工程师的职责,那就是将供应商新产品开发的协调职责赋予给了供应商质量工程师。

供应商质量工程师是制造组织和供应商之间沟通的桥梁,但是供应商质量工程师并非完全中立的,供应商质量工程师首先是属于制造组织的,应该在追求双赢的同时,首先维护制造组织的利益,然而在一定的时候,要考量并维护供应商的利益。

供应商质量工程师的职责

谈起供应商质量工程师的具体职责之前,还是先看一下供应商质量工程师的作用。对许多制造组织来说,希望供应商能够参与到供应商选择的工作里,协助选择符合要求的供应商,并能够督促现有供应商进行提升,持续改进,同时能够对供应商进行优化,将不符合要求的供应商进行淘汰。对供应商而言,希望顾客的供应商质量工程师能够传递顾客的要求并促进供应商能力的提升,同时督促新项目的顺利完成,并协助及时处理质量问题。而对于整个供应链来说,是希望能够通过供应商质量工程师的工作,提升整个供应链的竞争力。

基于对供应商质量工程师作用的分析,初步归纳出供应商质量工程师的几项主要职责:

供应商评审:不论是为引进新供应商还是需要供应商整体提升,供应商质量工程师都需要对供应商进行评审,需要让供应商明了顾客的期望,识别出与期望的差距并采取行动来改进。

推进供应商APQP计划:对于新项目开发而言,供应商对项目的影响是显而易见的,怎样让供应商理解顾客的要求并开展工作来达到顾客的要求,就需要进行APQP工作。供应商质量工程师需要与供应商确认APQP开发计划并切实推进,协调解决开发过程中的问题,帮助顺利完成开发工作,满足项目要求。

质量问题处理:作为供应商质量工程师,质量问题处理应该是最根本的职责了。怎样教会、协助供应商运用合适的质量工具,诸如G8D,6Sigma等来处理售前,售后的问题,同时,能够从系统的层面来预防问题的发生。

督促供应商整体提升:这是供应商质量工程师的高阶目标,只有供应商整体实力得到提升,能够主动进行系统全面的管理,供应商质量工程师的工作才会减少,压力才能减小。整体提升的内容可包含但不限于体系,设计,物流,质量,制造,成本等。

供应商质量工程师的要求

基于供应商质量工程师岗位职责及实际工作,对供应商质量工程师的要求是比较严格的。

作为供应商质量工程师,首要的要求还是诚实。众所周知,诚实是做人的要求,但是对于供应商质量工程师而言,显得更为重要。因为供应商质量工程师所处的位置比较敏感,加上社会上的偏见的确存在,所以需要供应商质量工程师必须遵守诚实的底线,否则会牵涉到道德甚至法律方面的问题。

因为供应商质量工程师不仅要和供应商的人员沟通,也要和制造组织内部各个部门的人员沟通,包括质量管理,制造系统,PD,项目管理等,所以,沟通协调能力显得非常必要。供应商质量工程师所处的位置就如同三明治,有时候会两头受气。为避免或者尽量减少这种情况的出现,供应商质量工程师必须要懂得很好地沟通协调,争取做到左右逢源。

为更好地评审供应商以及推进新项目开发,供应商质量工程师必须了解并掌握质量体系知识,并熟悉APQP相关知识,在必要的时候要能指导供应商推进项目按计划进行。更为重要的是,要有项目管理的能力。

供应商质量工程师必须要能协助供应商解决质量问题并防止问题再发生,因此,需要掌握解决问题的质量工具,如前面提到的G8D和6Sigma,同时一定要有PDCA循环的意识。

当然,专业知识是不可或缺的,如果没有一定的专业知识,不论是新产品开发还是质量整改,永远都会觉得象浮在水面上的,不能沉到里面去。

对供应商质量工程师来说,一定的表达能力是很重要的,不仅有利于沟通,更加有利于解决问题。同时也要具备一定的培训技巧,因为要想管好供应商,必须先培训好供应商,让供应商熟悉组织的体系或者语言。

而一定的压力承受能力对供应商质量工程师而言则尤为重要,不仅要能承受压力,还要善于解压,否则,重压之下,必会崩溃。

对供应商的要求

要想凭借供应商质量工程师的一己之力来将一家或者更多家供应商管理好,的确是很困难的事情,因此必须借助供应商的力量,让供应商从上到下认识到供应商质量工程师所做的工作是为了提升供应商的能力,让供应商能能够系统主动的管理。同时,能将管理的要求传递到分供方并且督促供应商提升。

为了与顾客的供应商质量工程师相对接,供应商必须要有一个窗口,这个窗口要清楚顾客的要求,并能了解并知道怎样获得与顾客相关的所有问题的信息,不一定所有的问题都指望他去处理,但是他要起到供应商内部的协调与督促作用。只有供应商主动系统的管理,才会避免救火队式的处理方式,并能真正有效地提升。

供应商要做到主动系统的管理,必须要建立质量操作系统(QOS)或类似的机制。质量操作系统,或称为QOS,源自于福特公司根据多年的最佳实践和知识的集成,是一个规范化的系统方法,旨在把标准化的操作工具和实践方法运用到管理业务, 从而获得不断上升的顾客满意度。QOS代表着“可视化管理”, “数据趋动”和 ”快速执行”的基本哲理。这里不对QOS做进一步阐述,希望有更多了解的可查阅相关资料。

双方交流的机制

制造组织与供应商之间要建立一个有效的机制。在此机制内,制造厂与供应商在基于相互信任的基础上,能够进行全面充分的信息沟通,并由有力的团队成员来推进项目进行,防止问题出现并解决所出现的问题,最终促进供应商能力提升,使双方共赢。

供应商质量工程师应该掌握主动权,必须成为交流机制的管理者。要达到有效沟通的目的,必须和供应商的接口人员一起,共同梳理供应商与顾客有关的所有问题,并建立开放性问题清单,动态更新管理,双方可以定期反馈。通过这种机制,可以防范经常处于“救火队”的状态,从而比较系统而主动的处理问题。

需要指出的是,对问题的处理要分清轻重缓急,重要的问题要及时处理,但只要是问题,哪怕是比较小的问题,都必须列入日程进行跟踪处理,否则会遗漏掉,会使小问题变成大问题。另外,处理问题必须要有效,一定要找出根本的原因并加以管控,防止问题重复出现。

在交流的过程中,供应商质量工程师需要根据顾客的要求对供应商给予指导和帮助,而不是增加麻烦,只有给供应商切实的帮助,供应商才有意愿进行改进并积极配合。同样,供应商应按双方沟通的计划及时主动反馈各问题的进展,而不要等着顾客的供应商质量工程师跟催。俗话说,一个巴掌拍不响,只有双方都积极起来,才能起到最大的作用。

与供应商交流的方式现在是越来越多了,传统的方式有信件,电话/传真,当面沟通,现在新增的方式有电子邮件,MSN,短信,互动电子商务等。至于孰优孰劣,那要通过交流的有效性来确定。这里需要指出的,不论采取何种方式,面对面的沟通肯定是不可替代的。因此需要重视对供应商的访问。

对于供应商质量工程师来说,要珍惜每一次的访问机会,使每次访问都有所值,而不是简单的走马观花。对供应商的访问,切忌点对点的解决问题的方式,而是要有总体的考量。

对于例行访问,在每次访问前,都要有详细的准备,也就是磨刀不误砍柴工的意思,这次访问的目的是什么,有哪些资料需要收集,有哪些问题需要沟通,上次访问的遗留问题是什么,公司内其它部门有没有其它的关切。然后将这些问题进行整理汇总,编制出一份访问日程发给供应商,让供应商在访问之前做好相应地准备,从而使访问的效率提高。访问时要和供应商进行充分的沟通,听取供应商的意见及改进措施,要察看相应的证据,并了解供应商对组织还有哪些需求。访问后需要有一份详细的总结,反映这次访问的结果,并就供应商的不足之处列出清单,让供应商予以整改和反馈。

对于项目中的访问,更要有计划性。要针对项目不同的节点要求,确定什么时候进行访问,访问时要解决什么问题,要确认什么提交物等,对能力相对较弱的供应商,需要全程介入,重点监控。

此外,还有专项问题的访问,包括质量问题处理,成本探讨(质量功能展开),设备利用及维修情况。

对供应商访问有时候需要请组织高层出面,一则体现重视,二则加大推进的力度,特别是对于那些有意向的战略供应商,或者对于有重大问题的供应商来说,高层访问尤为重要,另外,对于存在重大问题或者风险的供应商,也需要高层的支持,到供应商处与供应商高层进行沟通协调。通过高层访问,可以进一步了解供应商对组织的合作意愿,以及供应商近期或中长期的目标和计划,以使组织在采购策划时有更多的参考信息。

在供应商访问中,重要的一点是听取供应商的反馈,可以包括问卷调查,正式或非正式地交谈,侧面地了解,或者是了解其它制造组织的经验等。

发展供应商的流程概述

对于制造组织而言,希望能有稳定的供应商队伍,并且希望供应商能够逐步提升,不断满足甚至超越顾客的要求,所以发展供应商就显得尤为重要了。众所周知,任何事务都有开始到结束的过程,对于供应商在制造组织的过程也是如此。因此,供应商管理的流程大致可以分为供应商选择,供应商发展,供应商淘汰整合,其间穿插着供应商评审。

需要明确的是,供应商选择往往是以采购为主导,供应商质量工程师是重要的参与者。但是供应商发展的主导工作则是供应商质量工程师,必要的时候需要借助采购的力量;供应商淘汰整合则又是以采购为主,供应商质量工程师支持;供应商评审可能需要更多的部门参与,包括采购,技术,质量等。尽管各个环节的主导者并不相同,但是,作为与供应商联系最为紧密的供应商质量工程师来说,在上述各流程当中,一定要承担重要的责任,因为供应商的能力直接影响这供应商质量工程师的工作绩效以及付出的努力程度。

选择符合要求的供应商是最基本的工作,对合格供应商的提升工作则体现出供应商质量工程师的能力,而对不符合要求甚至不配合改进的供应商,就需要考虑淘汰整合了。后续将对以上各个环节中供应商质量工程师的工作进行进一步阐述。

供应商选择

供应商选择就是在众多潜在供应商里选择出符合要求的供应商。潜在供应商可以从多种渠道获得,互联网,行业目录或期刊、供应商的销售人员,甚至竞争对手的供应商等等。有的制造组织甚至有自己的潜在供应商数据库,一旦有新的开发任务,采购人员可以从里面进行初选,通过程序预设的筛选条件,基本可以圈定几家具有竞争性的潜在供应商,如有必要,会对候选供应商进行你给初步的评审,然后邀请这些供应商参与报价,针对报价及开发进度的估计情况,选出一定范围有竞争力的供应商以便进一步选择。

俗话说,没有规矩,不成方圆。供应商的选择也必须要有标准,否则会无从下手,甚至会选择出不合要求的供应商。供应商选择,必须首先对具体零部件及其行业做出初步分析和了解。传统的供应商选择是基于成本即价格的。其次应该对供应商的综合实力进行判断,确认最适合的供应商。所谓综合实力,就是要考虑供应商的规模,技术能力,生产能力,质量保证能力,信用状况,财务状况,劳资关系,环境,地理位置以及是否具有ERP系统等方面的情况,然后进行综合评价。

规模:供应商的规模或多或少能反映出一定的实力,对于组织选择供应商来说,需要考虑供应商的规模,也需要考虑自身的状况,如果一味追求规模大的供应商,可能会出现客大欺店的情况。有些规模始终的供应商也会是不错的选择。

技术能力:技术开发可谓是产品开发的源头,因此技术开发能力是非常重要的,在供应商评审中,需要关注供应商技术人员数量及构成,是否有相应的设计开发系统,以及所使用的设计软件是否与组织相容,重要的还有供应商是否有同类产品的设计经验,如果必要,还需关注供应商的试验能力。