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表面合规但却严重影响认证审核有效性的8个典型现象

发布时间:2020-05-27 作者:通讯员

经过市场监管总局和国家认监委多年来加强认证认可行业管理,提高违规行为处罚力度,各认证机构都极大提升了合法依规的意识,认证活动中违法违规行为大为减少。
但笔者也发现,部分认证机构和认证从业人员也因此走入了另一个极端:即一切事情均以是否依法合规作为出发点和归宿,而忽视了对提升认证有效性的追求。比如在认证审核过程中,就出现了很多表面合规,但实际上却严重影响认证审核有效性的问题。下面笔者就试着盘点几个比较典型的行为。
一:相较于审核人日,审核持续时间过短

不少认证机构的审核调度人员,对审核活动缺乏认真的策划和细致的安排,一味贪图简单,或者迁就于客户的要求,在审核安排上,相较于审核人日,审核持续时间过短。

比如4个人天的审核,理论上既可以安排1个审核员审核4天,两个审核员审核2天,3个审核员审核1.33天,也可以安排4个审核员审核1天。但无论安排几个审核员审核,首次会议的时间、工厂总体巡视了解的时间、审核组内部交流时间、审核组内部评价和准备报告时间、末次会议时间,这些时间是所有审核员都需要花费的。

假如安排4个审核员审核1天的话,上述这些时间差不多就要花费小半天的时间,各审核员实际用于现场审核的时间只有4-5个小时,审核所能达到的深度和广度就自然可想而知了。这种现象实际上严重影响了认证审核的有效性。

前些年,笔者知道有几家知名外资认证机构内部有不成文的规矩,“人数”不能大于“天数”,但很遗憾,笔者近年来所接触的国内认证机构,很少有在此问题上予以重视和妥善控制的。

二:一、二阶段间隔过短

无论是17021标准,还是认可机构的认可准则,都只对一、二阶段审核做出了要求,但对一、二阶段之间到底要间隔多久,没有明确规定。但从一、二阶段的目的意义,以及17021标准和认可准则的立法意图上不难推断,二阶段应该在一阶段所识别出的那些有可能严重影响二阶段的审核开展,或对二阶段审核结论产生实质性影响的问题,得到了妥善解决并验证之后进行。因此从道理上讲,认证机构的审核日程安排表中的二阶段审核日期只能是一个预设计划,实际审核日期要根据一阶段的那些问题点得到验证之后才能准确确定。

但在实际操作中,不少认证机构的二阶段审核是在完成认证申请评审之后即确定,并无论一阶段审核的问题点验证情况如何,都准时开展二阶段审核。有些认证机构则钻17021标准和认可准则对一、二阶段之间间隔时间没有明确规定的空子,搞出背靠背审核、间隔1-2天就审核这些方式。这些方式实质上使得一阶段审核的意义大打折扣,也是实际上严重影响了认证审核的有效性。

三:专业审核员或技术专家数量不足

17021标准和认可准则都规定了,一个认证审核组,必须具备专业审核员或技术专家。但却没有对专业审核员或技术专家的数量做出刚性规定。所以不少认证机构的审核调度人员就误以为,一个审核组只要为每一个专业代码配齐了1名专业审核员或技术专家就够了。

这样的理解在针对业务简单、规模有限的受审核方,是没有问题的。但问题是一旦面对业务复杂、规模大的受审核方的时候,在安排审核计划的时候就会发现,专业审核员和技术专家的使用就会捉襟见肘。

比如笔者多年前审核过的一个省会城市的机场集团,一个受审核方内部有几十个与价值实现有关的业务过程,但管理和支持过程不过几个。审核时间12个人天,安排4个审核员审核3天。试想如果4人中只有1人是专业审核员,这个审核计划怎么排?专业审核员累死其他审核员闲死不说,这样的审核能有效吗?好在当时笔者所在的认证机构还是比较重技术的,4个审核员中3个都是带专业的审核员。

四:专业能力只看代码

为方便审核员专业能力跟对受审核方进行审核所需要的专业能力需求匹配,在认证制度发展的过程中,逐步形成了对受审核方按经济活动分类确定专业代码,对审核员按照其专业技术背景评价授予专业能力代码,在审核安排中,根据受审核方—审核员专业代码匹配的方式来安排审核组。

这种审核专业能力管理模式在认证制度的发展中,发挥了很重要的作用。但也越来越凸显出很多问题。近年来,越来越多的认可机构、认证机构和其他组织,都在研究和探索更加科学合理的受审核方专业领域评估和审核员专业技术能力评估的方法。

但不少认证机构,却将这种专业评估完全代码化,将代码奉为圭臬。殊不知这样很容易会出现审核员专业能力不足的问题。比如同样生产计算机服务器的企业,有的企业是自己生产机箱,然后采购主机板,组装成成品。有的是采购机箱,然后自己生产主机板,组装成成品。从认证审核范围描述上,几乎一样,但内部实际业务过程,以及由业务过程所需的审核专业能力,天壤之别。

因此在审核策划过程中,要根据企业实际的业务过程评估专业能力,而不能仅仅根据所属行业或产成品来评估专业能力。专业能力一旦评估偏颇,必然严重影响认证审核的有效性。

五:语言能力问题

我国幅员辽阔,方言众多。虽然近年来随着国民教育水平的提升,普通话在大多数场合都能畅通无阻。但考虑到用语习惯,在部分外来人口较少的区域,方言仍是人们日常交流的主流。因此处于这些区域的认证审核活动实施时,现场审核所采用的语言就是一个不能忽视的因素。

虽然,由于普通话的存在,对这类审核尚不会造成无法沟通的情况,但由于审核员和受审核方语言的差异,在沟通交流的效率上势必是会打折扣的。而这种效率必然会损失有效审核时间。因此,对于这类审核,需要考虑给与额外的审核时间上浮。

但事实上,大多数认证机构都忽视了这个问题。因而会由沟通交流的不畅引起有效审核时间不足,导致严重影响了审核的有效性。

笔者这些年,只发现有一家知名外资认证机构,内部有考虑了语言能力的S-Codes设置,其他机构很少看到有这方面的考虑。

六:管理体系不完整

我国因为特殊的改革开放的路径,在沿海开放城市有大量的港资、台资“三来一补”类型企业。这类企业通常还是以在台湾、香港的“总部”作为桥头堡,往往担负产品研发、市场和销售、生产计划安排、核心物料采购等职责。在大陆的企业实际上只担负生产车间的角色。虽然这类企业从法律地位上是独立的法律实体,但从价值实现角度上,并不能形成一个独立的、完整的企业,因此,其管理体系也是不完整的,需要和其台湾或香港的总部结合到一起,才能构成一个完整的管理体系。

但目前我国大多数认证机构,都忽视了这种情况。只看其是一个独立的法律实体,就接受其单独的认证申请,并在认证范围里给出设计、生产、销售和售后服务这样完整全价值链的过程范围。

这样的审核显然是不充分的,自然也是严重影响认证审核有效性的。

七:组长滥用“确认审核范围”的权力

我们很多审核员,从接受审核员培训到开始实习审核,一遍又一遍地得到“审核范围由审核组现场确认后确定”这样的灌输,慢慢就将其当成真理而深信不疑。当其成为组长之后,就毫不迟疑地用起这个权力,而毫不知道这个权力的边界到底在哪里。

从道理上讲,审核组是接受认证机构的委托而实施审核,认证机构委托审核组对“认证审核范围进行现场确认”是不错,但问题是这个“确认”并不意味着审核组有权修改。通常来说,审核组可以对认证审核范围中描述不准确的、或容易产生歧义的地方,在不改变其原意的前提下,做编辑性的修改。也有些认证机构在其程序文件中授予审核组在原委托认证审核范围基础上缩小的修改权限。

但无论如何,对原委托认证审核范围扩大的、变更的修改,是必须汇报认证机构,由认证机构确定是否变更并修改委托书的。必要时,还有可能会涉及增加审核人天、增加专业领域和临时加派专业审核员等以保证认证审核的有效性。

所以,组长滥用“确认审核范围”的权力,未经认证机构评审和批准,擅自扩大的、变更认证审核范围的,将会严重影响认证审核的有效性。

八:体系审核沦为合规性审查

如今,笔者见到越来越多的审核员,正在沦为合规性审查员。到了企业开完首次会,就是这个证件拿来、那个批文拿来、那个报告拿来,然后复印、归档、凑个审核报告完事。什么过程审核思想,什么PDCA审核思路,什么交谈—查阅—观察—验证—记录的审核方法,全部看不到。甚至整个审核过程不去车间现场、不去与受审核方交流,自顾自完成任务为目标。

这样的审核确实,从国家认证监管风险上不会出事。但问题是,我们做的是管理体系认证审核啊,难道我们不该去看看过程有无识别充分?过程是如何策划的?如何执行的?执行的效果如何?过程和体系有无建立改进能力?过程还存在哪些不足?管理体系还存在哪些不足?……

这样的审核显然是不充分的,自然也是严重影响认证审核有效性的。

以上是笔者盘点的8个表面合规但却严重影响认证审核有效性的典型现象。实际上此类现象还有很多,笔者旨在抛砖引玉,引发思考,也就没必要在过多列举了。认证行业里面的老兵们大多门清,只是不愿意说出来讨嫌而已。

但笔者真心希望,各认证机构还是不能因为市场监管总局和国家认监委加强认证依法依规管理,就走了极端,光顾着认证过程的合规性,就把认证有效性给忽视了。还是希望各机构加强认证有效性的追求、建立相关规则制度、加强审核策划和审核调度人员培训,从而逐步减少以至杜绝上述相关现象。

我们必须始终明确,为我们买单的是认证客户,而不是监管部门。大部分企业的眼睛是雪亮的,认证审核活动到底是帮助了企业发现了管理体系的不足,还是只是来复印复印资料完成一下认证机构的任务,企业人员心里门清。一来二去,尊不尊重你,重不重视你,就表现在他们的态度里面了。很多认证机构和审核员抱怨企业不尊重不重视,但雪崩之下没有一片雪花是无辜的,造成今天这种状态,我们每个人自己有没有责任呢?

信誉是认证机构唯一的资产,而公正性则是认证机构信誉的源泉,而认证审核有效性又是公正性的基础。为了机构的未来,重视起认证审核的有效性吧。